Een groothandel in Almelo, dertien medewerkers, levert sinds 1994 aan installateurs en aannemers in heel Oost-Nederland. De office manager deed naast haar gewone werk de inkomende facturen, de klantcorrespondentie en de productinformatie voor de webshop.

Sinds afgelopen najaar wordt ongeveer een halve dag per week aan dat werk overgenomen door een paar simpele AI-stappen. Hieronder wat ze doen en waar ze inmiddels weer mee gestopt zijn.

Inkomende facturen

Voorheen handmatig overtikken in het boekhoudpakket. Nu: een foto van de factuur in een eigen tool die op ChatGPT-techniek draait, met als output een gestructureerde regel die direct in de boekhouding kan. Werkt voor 90 procent van de facturen. De rest blijft handwerk.

Tijdwinst per week: ongeveer drie uur.

Kosten: een paar honderd euro eenmalig om de tool te bouwen, plus circa 30 euro per maand aan API-kosten. Past in scenario 3 van wat kost AI eigenlijk.

Klantcorrespondentie

Voor de tien tot vijftien standaardvragen die elke week binnenkomen (“is dit product op voorraad”, “wanneer kan ik leveren in Hengelo”, “kan ik factuur 12345 nog krijgen”): direct een conceptantwoord in de mailbox, gebaseerd op de webshop en de boekhouding.

De office manager checkt en verzendt. Tijdwinst: ongeveer twee uur per week. Klanten merken het niet.

Productbeschrijvingen

Tot afgelopen zomer schreef ze elke nieuwe productbeschrijving zelf. Daarna twee maanden lang ChatGPT laten genereren op basis van fabrikantbladen. Werkte goed qua tijdwinst (van een uur naar tien minuten), maar de toon was te generiek en de SEO-prestaties zakten.

Nu: AI schrijft de eerste versie, zij herschrijft de openingsalinea zelf zodat het herkenbaar is als hun stem. Beste van twee werelden. Tijdwinst: nog steeds twintig minuten per beschrijving.

Waar ze mee zijn gestopt

Klachten via mail laten beantwoorden door AI. Werkte technisch, maar klanten voelden zich niet gehoord. Klachten zijn nu weer 100 procent mensenwerk.

Concept-offertes voor nieuwe (onbekende) klanten. Te weinig context om de juiste prijsstructuur in te schatten. Hier doet de salesmedewerker het werk.

Het leerpunt

AI in de back-office werkt het beste voor terugkerend, gestandaardiseerd werk waarbij de uitkomst voorspelbaar is. Voor uitzonderingen, voor relationele communicatie, voor strategische beslissingen: blijft mensenwerk.

Dat is geen tegenvaller. Dat is precies wat je wilt.

Voor wie zelf hiermee wil beginnen: lees waar begin je met AI. Voor de juiste tool: ChatGPT, Claude of Copilot. Voor de AVG-kant: AI en de AVG.