Als één toepassing van AI in het Twentse MKB consistent oplevert, dan is het deze: offertes en standaard-e-mails sneller schrijven. Niet de meest spannende toepassing, maar verreweg de meest concrete.
Een installateur uit Hengelo (drie monteurs plus de eigenaar) ging van gemiddeld 45 minuten per offerte naar 12. De aanpak is simpel genoeg om in dit stuk samen te vatten.
De opzet
Eén abonnement op ChatGPT Plus (23 euro per maand). Een document met drie eerdere offertes als voorbeeld. Dat is het.
De eigenaar plakt een nieuwe klantvraag in ChatGPT en zegt: “schrijf een eerste versie van een offerte in dezelfde toon als deze drie”. ChatGPT levert een opzet. Hij past hem aan, checkt de prijzen, stuurt op. Tien minuten in plaats van vijfenveertig.
Voor terugkerende e-mails
Hetzelfde principe werkt voor e-mailantwoorden. Vragen die elke week terugkomen (“kun je een afspraak inplannen voor een opname”, “hoe lang duurt levering naar Hengelo”): plak de vraag en een paar eerdere antwoorden in, vraag om een nieuwe versie. Pas aan, verstuur.
Of dit veel tijd bespaart hangt af van hoe vaak die vragen voorkomen. Bij de installateur uit Hengelo: ongeveer twee uur per week.
Waar het misgaat
Drie dingen. Ten eerste: AI weet jouw prijzen niet, dus die check je zelf. Ten tweede: voor onbekende klanten die je nooit eerder hebt geholpen werkt het minder goed, want er is geen toon om uit te halen. Ten derde: voor juridisch gevoelige briefjes (incasso, geschil) blijft het mensenwerk.
Hoe begin je
Pak één type tekst dat je deze maand minstens vier keer schrijft. Verzamel drie goede voorbeelden uit het verleden. Plak ze in ChatGPT. Vraag om een vierde versie voor een nieuwe situatie. Twee weken proberen, dan beslissen of het werkt.
Welke AI hiervoor te kiezen valt staat in ChatGPT, Claude of Copilot. Waar je op moet letten met klantdata staat in AI en de AVG. Voor de hele case van de installateur uit Hengelo: AI in de installatiesector.